Innsjekk og utsjekk: Unnlatelsessyndene som koster skjorten
Han har noen gode generelle råd som begge parter i et leieforhold bør følge:
– Jeg pleier å si at dersom du har en god innsjekk så får du mest sannsynlig en god utsjekk. Dersom man følger disse generelle rådene nedenfor så har man lagt et grunnlag for et godt leieforhold som ikke burde by på uventede overraskelser ved utsjekk:
Pandemien har ført til endrede behov knyttet til kontoret og arbeidsplassen, og dette er noe som gårdeierne bør være oppmerksomme på.
– Timingen er god for å gjøre oppgraderinger av lokalene slik at disse møter behovet i markedet best mulig, mener Thomas Dale.
Nye trender, og behov for oppgradering av kontorene medfører kostnader, og dette gjør det mer aktuelt enn noensinne å være møysommelige med den viktige utsjekken når en gammel leietaker skal ut, og en ny leietaker skal inn.
– Leietakertilpasninger, og oppgraderinger koster, og dersom gårdeier er slepphendt med utsjekken risikerer han å gå glipp av millioner, sier Dale, og tilføyer: – Da kan nødvendige oppgraderinger og tilpasninger bli langt dyrere enn det de trenger å være. Han forteller at leietaker, avhengig av kontraktens ordlyd, kan ha plikt til å tilbakeføre lokalene til den opprinnelige standard ved innflytting. -Enten må man pusse opp, eller betale for seg. Dale sier at det ofte kan være mye å hente her for huseier.
Han viser til flere eksempler der han og kollega Roger Edvardsen gjennom sine
mange år i bransjen har sikret gårdeiere betydelige summer i utsjekk sammenheng. -Dette er midler som bokstavelig talt ville gått huseier «hus forbi» om man ikke var oppmerksom på viktige detaljer i kontrakten, understreker Dale.
Dale viser til en typisk formulering om tilbakeleveringsstandard som sier at «leietaker skal tilbakelevere de leide lokalene ryddet og rengjort og for øvrig i kontrakts- og håndverksmessig godt vedlikehold stand.» – Vi ser behovet for at både gårdeier og leietaker må ha et bevisst forhold til vedlikeholdspliktene gjennom
leieforholdet. Da unngår man å få en sjokkregning for mange års etterslep.
Thomas Dale og Roger Edvardsen i Estate Management AS, som begge har bred «operativ erfaring» fra innsjekk og utsjekk, viser til at gårdeiere ofte gir slipp på flere hundre tusen til millioner av kroner i utsjekk. -Her ser vi at både gårdeiere og leietakere ikke er bevisst nok på vedlikeholdsplikten som ligger i en leiekontrakt. Ofte er gårdeier fornøyd med at det kommer inn en ny leietaker, og bruker ikke nok ressurser på å sjekke at lokalene er i «kontrakts- og håndverksmessig godt vedlikeholdt stand», slik det ofte heter i de vanligste kontraktene.
-Det er jo åpenbart at dersom gårdeiere hadde vært mer bevisst på dette ville jo nødvendige oppgraderinger og tilpasninger for nye leietakere langt på vei vært finansiert på riktig måte, poengterer Dale.
– I de tilfellene hvor vedlikeholdsplikten er utført i henhold til kontrakten vil også leietakeren unngå dette mulige «karamellsjokket» i utsjekken, ved at man har spredt kostnadene til vedlikehold gjennom hele leieforholdets løpetid – slik det burde være. Og det er jo dette strengt tatt som er vår oppgave å bidra til, konkluderer Thomas Dale.
Petter Randa Bøe er senioradvokat i Advokatfirmaet Kyrre i Bergen. Firmaet har bred kompetanse innen fast eiendom, og Bøe arbeider mye med kontraktene som anvendes i næringsleieforhold. Han forteller at det stort sett opereres med kontrakter som er basert på det som oppfattes som «standarden» innen næringsleie.
– Alt koker ned til hva som faktisk er avtalt mellom utleier og leietaker. Dersom vi tar utgangspunkt i denne «meglerstandarden» så er det slik at hvis leietaker har overholdt sine vedlikeholdsplikter gjennom hele leieperioden, så aksepterer utleier at objektet tilbakeleveres i den standard det var ved kontraktsinngåelse, men med «fradrag av alminnelig slit og elde». Dette er en typisk formulering, forklarer Bøe.
-Du skal ikke forringe standarden, men når du har vært i et lokale i 10 år vil det unektelig bli slitt, selv om du har overholdt dine vedlikeholdsplikter. Den slitasjen er utleiers risiko, påpeker advokaten
Den rutinerte eiendomsadvokaten forteller at det i en kontekst med hyppigere leieforhold er svært viktig å være bevisst på hvilken standard som er avtalt. – Dette definerer på mange måter hva som blir leietakers vedlikeholdsplikt, og sier også noe om hva som er normal «slit og elde».
– Nå blir dette spekulasjon selvsagt, men jeg kan se for meg at dette kan bli et område hvor det kan oppstå flere tvister. Hva er egentlig «alminnelig slit og elde»? spør han retorisk.
På spørsmål om han kan gi et godt råd til gårdeier og leietaker sier han følgende:
– Den viktigste jobben gjør man når man lager leiekontrakten! Han tilføyer:
– I henhold til norsk rettspraksis er det slik at ordlyden i en avtale mellom to profesjonelle parter veier svært
tungt.
Gjennom et leieforhold kan det oppstå endrede behov hos leietaker som gjør det nødvendig å utføre endringer i lokalene. Advokat Bøe forteller at følgende spørsmål er viktig å stille i en slik situasjon: «Er dette en verdiøkning? Hvis ja – hvem skal ha betalt for den verdiøkningen?»
-Her vil gjerne leietaker hevde at «jeg har oppgradert leieobjektet og skal ha et vederlag for det». Men så kan gårdeier parere med at «oppgraderingen» er en kostnad, og at det utførte arbeidet må rives / tilbakestilles. Han advarer om at endringer som utføres uten samtykke kan være et kontraktsbrudd, og at et slikt brudd kan utløse erstatningsplikt.
-I kommersielle leieforhold der man ønsker å gjøre endringer, så er det viktig at du som leietaker tenker nøye gjennom det, og sikrer deg med kontraktens ordlyd.
Advokat Bøe understreker viktigheten av å innhente tillatelse før man gjør endringer, og avklarer momentene nevnt ovenfor. -En vanlig bestemmelse i en leiekontrakt er at en leietaker ikke kan gjøre vesentlige endringer med leieobjektet uten utleiers samtykke. Så be om tillatelse – ikke tilgivelse, oppfordrer han.
Årsaken til manglende eller mangelfullt vedlikehold av leide lokaler kan være alt i fra uoppmerksomhet hos leietaker til regelrette misforståelser om bestemmelser i leiekontrakten, erfarer Estate Management AS. Selskapet er ofte involvert i både innsjekk og utsjekk av leietakere.
-I ett tilfelle var vi involvert i en utsjekk av en leietaker som hadde leid et større kontorbygg i 15 år. Leietakeren hadde vært flink til å vaske og bone gulv, men vedlikehold var ikke utført, forteller Dale
I gjennomgangen av leiekontrakten ble det oppdaget at leiekontrakten var en «bare house»-avtale. -Her har leietaker som oftest mer omfattende vedlikeholdsplikter, slik som løpende vedlikehold av alle tekniske installasjoner på bygget.
Dale forteller at leietakerens kontrakts-forvaltere antok at normal «slit og elde» ville aksepteres. – Gjennomgangen av kontrakten viste at den ikke hadde noen ordlyd om «slit og elde», og at lokalene skulle tilbakeleveres i den stand de var ved innflytting. Han forklarer at dersom vedlikeholdsplikten skulle anses som oppfylt ved utflytting ville det være nødvending å bytte ut innervegger, lysarmaturer, nye gulvflater, nye tekniske anlegg med mer.
-Vår tekniske gjennomgang av bygget resulterte i et krav på 18 millioner kroner. Kravet kom selvsagt som et sjokk på leietakeren, men også huseieren som nylig hadde ervervet bygget med leietaker uten å være klar over leietakerens forpliktelser, medgir Dale. Han sier at dette viser hvor viktig det er å være bevisst på kontraktens ordlyd om avtalt stand og vedlikehold, for både leietaker og utleier.
-Uten gjennomgang fra gårdeiers juridiske rådgiver og vår assistanse ville nok gårdeieren gått glipp av en anselig sum penger, konkluderer han.