Trender og leietakertilpasninger
Hvilken rolle spiller kontoret i 2022, og hva er viktig for gårdeiere å være oppmerksomme på for å “vinne” i leiemarkedet? Vi snakker om trender i markedet og leietakertilpasninger!
– Om vi skal trekke ut noen lærdom av de siste to årene må det være at vi skal være forsiktige med å spå, men flinke på å forstå og tilpasse oss behovene i dag, sier Roger Edvardsen.
Han er i godt selskap med eksperter fra andre bransjer som vi har snakket med om tematikken vi belyser i denne artikkelen. Vi har snakket med IT-infrastruktur-selskapet ATEA, og den kjente interiørarkitekten Trond Ramsøskar. De snakker om viktigheten av fleksibilitet og hvordan kontoret skal understøtte behovet for en friksjonsfri arbeidsplass i en ny hybrid arbeidshverdag.
-Det som er helt sikkert er at pandemien har fremskyndet en del trender i næringslivet, og trender relatert til hvordan vi helst vil jobbe, fortsetter Roger Edvardsen. – Det er uansett noen grunnleggende spørsmål man må stille seg når man har besluttet å finne nye lokaler til virksomheten, sier han og nevner følgende viktige spørsmål som bør avklares i en slik prosess;
-Det finnes ingen fasit hugget i sten for hvordan kontoret skal være utformet. Spørsmålene jeg nevnte og svarene på disse vil gi oss en retning, og er en viktig øvelse i denne sammenhengen.
Tiden for «one size fits all» er definitivt over. De siste 10 årene har det vært et par store megatrender som har kommet og gått, og erfaringene man har gjort seg har vært ganske blandet.
Han forteller om tiden da alt skulle være celle-kontor til den diametrale motsetningen 100% «free seating» og «clean desk». -Ingen av disse løsningene var særlig gunstige, påpeker Edvardsen.
-Deretter fikk vi såkalte «aktivitetsbaserte» kontorer. Avhengig av aktivitet så booket man seg inn på riktig rom. Det var altså kalenderen som styrte hvor vi skulle være.
-Nå snakker vi mer om digitaliserte kontorer der vi setter oss inn og tar et møte på Teams framfor å reise. I dag må vi være oppmerksomme på å tilpasse lokalene slik at de faktisk fungerer, og for mange virksomheter vil det være lønnsomt å få hjelp av en rådgiver som kan være aktiv gjennom hele prosessen fra kartlegging til ferdige kontorer der rådgiveren hjelper til med å finne leverandører med relevant erfaring.
En slik rådgiver med solid erfaring er IT-selskapet ATEA, som gjennom hele pandemien har jobbet tett med en rekke kontorbedrifter i markedet, og observert store endringer i hvordan vi jobber.
Vi har vært heldige og fått snakke med Faisal Hossen og Kennet Johannesen. De jobber begge innenfor området som kalles «AV-Collaboration & digital workspace», som er et stort forretningsområde i ATEA.
Faisal jobber med kunderådgivning, og Kennet er leder for dette virksomhetsområdet i Bergen.
I Norge har ATEA 1700 ansatte fordelt på 22 kontorer som jobber innenfor Information Management, Digital Workplace og Hybrid Platforms, ifølge Faisal.
-Det vi observerte var en svært rask endring i arbeidslivet der folk ble sendt hjem på hjemmekontor våren 2020. Mye utstyr ble hasteinnkjøpt og samhandling gjennom økt bruk av video ble den nye normalen, forteller han.
-Før pandemien jobbet kun 5% av arbeidsstyrken fra fjernlokasjon. Etter at pandemi ble erklært hoppet dette tallet 70% på svært kort tid, opplyser Faisal.
-35 til 40% av arbeidsstyrken skal fortsette i en fleksibel arbeidshverdag. Faisal viser til at veldig mange har endret sine arbeidsvaner, og mener at fremtiden er hybrid.
Han utdyper at med å snakke om «hybrid arbeidshverdag», så ligger det i betydningen av begrepet at man har tilgang til alle mennesker, alle dokumenter, og alle applikasjoner uavhengig av hvor man måtte befinne seg.
Han trekker frem disse punktene som viktig å være bevisst på fremover:
Virksomhetsleder Kennet Johannesen trekker frem funksjon, estetikk og symbolikk som tre viktige nøkkelord, og mener at funksjon blir svært viktig. – Vi må kunne utføre oppgavene våre i områder på arbeidsplassen som er tilpasset oppgavene.
-Åpent landskap fungerte helt fint det frem til alle nå sitter her med hver sine videomøter på pultene sine. Potscovid-kontoret krever flere mindre møterom enn tidligere, eller hjemmekontoret på jobben om du vil. Der skal vi kunne foreta videomøter uten å bli forstyrret, eller å forstyrre andre.
-Gjennom pandemien har vi tilegnet oss nye måter å jobbe på, og det er viktig å legge til rette for at samhandlingen kan videreføres også i kontorlokalene.
Han utdyper: -Eksempelvis om jeg er hjemme og har et møte med Faisal som sitter på pulten sin på kontoret, ja så hører jeg jo sidemannen hans like godt som Faisal. Sidemannen blir forstyrret av Faisal. Det betyr at når jeg og han skal ha en én til én samtale må Faisal ha muligheten til å gå inn i et avlukke eller en kiosk og foreta videosamtalen der.
-Igjen – funksjon er viktig, vi vil jo få utført oppgavene, men også estetikk i form av størrelse, utforming og antall mindre møterom er viktig her, sier Johannesen.
Kennet og Faisal understreker hvor viktig datainnsamling blir fremover for både gårdeiere og leietakere, og viser til teknologi og sensorikk som de tilbyr sine kunder.
-Teknologien samler inn data på en sikker måte. Den viser hvordan rommene i et kontor blir brukt gjennom dagen, og vil utvilsomt være nyttige verktøy når arealbruken analyseres, og eventuelle endringer og optimalisering av lokalene i en hybrid hverdag skal besluttes, forklarer de.
Slike løsninger kan også kommunisere intelligent med digitale LED-skilt som bidrar til både wayfinding, ledige ressurser og sågar informasjon om rømningsveier når brannalarm er utløst, ifølge ATEA.
Interiørarkitekt Trond Ramsøskar liker bedre å snakke om fleksibilitet fremfor å bruke «hybrid»-ordet. Dette skyldes ifølge ham selv dårlig erfaring med «hybride møter». Møter der en eller flere deltagere er med på video, og andre er til stede fysisk i et møterom.
-Å skape et riktig førsteinntrykk når vi skal presentere oss for en ny kunde er viktig, og der fungerer ikke hybride møter, mener Ramsøskar.
Han har tydelige synspunkter på hvordan både arbeidsplassen og arbeidshverdagen bør fungere for menneskene i en virksomhet:
-Vi som har hytte vil gjerne ha muligheten til å jobbe hjemme/på hytta på fredager og mandager. Om vi er på kontoret fra tirsdag til torsdag, ja da er vi gjerne litt pratesjuke! Da er aktiviteten knyttet mer til det sosiale aspektet, og det mer konsentrerte arbeidet flytter hjem.
-Så må vi huske at ikke alle har en hytte å dra til, eller har et hjem hvor man kan arbeide konsentrert. Så spørsmålet å stille seg er: Hvordan kan vi forhindre at de som jobber konsentrert sitter i et stort og tomt lokale? Det må brytes opp litt, sier Ramsøskar.
Det er ikke bare ansatte som ønsker seg mer fleksibilitet på arbeidsplassen og i arbeidshverdagen. -Også som leietaker ønsker du deg mest mulig fleksibilitet, sier Ramsøskar. Leietakere er gjerne litt bortskjemte på å få servert en ferdig løsning.
-Vi blir en stadig viktigere aktør når det gjelder å få i stand en avtale mellom gårdeier og leietaker. Vi prosjekterer opp i 3D med en gang og bidrar til å visualisere gode løsninger for leietakeren.
Ramsøskar og hans velrennomerte firma med hovedkontor i Oslo har årelang erfaring med oppdrag for leietakere og gårdeiere. Firmaet hans er engasjert i alt fra små kontorbedrifter og restauranter til nasjonale hotellkjeder.
-Vi opplever at mange leietakere er kravstore og ikke aner hva ting koster, eller leveringstid. Så kommer interiørarkitekten på banen som får diverse krav.
-Hvis en gårdeier heller klarer å lage en pakke med kort leveringstid, rimelig, holdbar og som varer over tid – altså bærekraftig – så tror jeg det vil slå godt an i leiemarkedet, sier den erfarne interiørarkitekten.
Han sier at det er viktig at gårdeierne også planlegger for fleksibilitet; både i lokalene og leieforholdene. -Om man anvender himlings-skjørt gjør man det enkelt å kunne skille rom ved behov.
Man bør tenke modul-systemer, slik at det er lett å endre planløsning i henhold til leietakers ønsker og preferanser. Slik kan man enkelt dele opp et lokale. Da blir det også enkelt å dele opp til flere leietakere, forklarer han
Det at leieforholdene ofte blir kortere og kortere er en utfordring for gårdeiere når det gjelder leietakertilpasninger. -Da anbefaler vi å bruke farger og materialer som står seg over tid, slik at man slipper disse store kostnadene.
-Gårdeiere som klarer å dedikere hele etasjer til møtesenter/kantine vil vinne. Det gir flere møterom. Gjerne plug & play der 2, 3 eller 4 kan sitte sammen, og vil frigjøre mer areal som kan leies ut, avslutter Ramsøskar.
-Ekspertisen som ATEA og Ramsøskar representerer er gode eksempler på den type ekspertise som vi anvender når våre kunder ønsker bistand med prosessen fra skisse til forprosjekt, og gjennomføring, sier Roger Edvardsen i Estate Management.
Han viser til at det kan ha stor verdi for en travel gårdeier med en partner som tar seg av dialog med leietaker og som tar ansvaret for skreddersømmen som gjør at lokalene på alle måter imøtekommer leietakerens ønsker og behov.
-I dagens marked er både teknologi og estetikk viktige faktorer slik ATEA påpeker, og da er det viktig at interiørarkitekten og IT-spesialisten snakker sammen, slik at du som leietaker eller gårdeier er sikret et resultat gir deg kontorer som blir mer enn bare et sted å jobbe.
At de riktige fagressursene faktisk snakker sammen, og at det skjer på riktig tidspunkt er helt avgjørende.
-Dette er en viktig brikke i vår egen kvalitetssikring når det gjelder vår ekspertise innen leietakertilpasninger. Noe som betyr mye for oss er at en leietaker lykkes med å få tilpasset lokalene og utnyttet mulighetene som finnes på en slik måte at alle behov til funksjonalitet, estetikk og miljø blir ivaretatt på best mulig måte.
-Først og fremst må en bedrift som ser etter nye lokaler ha stilt noen grunnleggende spørsmål, fortsetter Edvardsen. Hva er hensikten? Hva skal det nye lokalet bidra til? Ønsker vi at lokalene våre skal prege en kultur i en bestemt retning? Ønsker vi bedre samhandling og bedre «spillover-effekt» relatert til kompetansen i bedriften?
Det finnes også viktige spørsmål som mange bedrifter unnlater å stille i en slik prosess, og mulig starter i feil ende, i følge Estate Management.
-Skal bedriften for eksempel ha en miljøprofil, spør han. Da må man tenke på knutepunkt og offentlig transport, særskilt dersom man skal være leverandør mot en sektor som krever en miljøprofil.
-Slik moderne kontorer fungerer i dag, der man gjerne vil ha det litt hyggelig i sosiale soner tilpasset bedre samhandling og mindre møterom kan to kolleger sitte med laptopen på fanget og utveksle idéer og tanker over en kaffekopp. Dette er noe helt annet enn å sitte med et gedigent møteromsbord som skiller oss, mener Edvardsen.
-Om du som gårdeier, eller bedrift som ser deg om etter nye lokaler ønsker noen tips, råd eller innspill så er det bare å ta kontakt med oss, og gjerne avtale en uformell prat over en kaffekopp. Vi hjelper gjerne med å stille de gode spørsmålene som sikrer et godt og kvalifisert svar, avslutter han.