Næringsbygg: De skjulte kostnadene
Estate Management har flere gode råd til deg som eier ett eller flere næringsbygg: –Skjulte kostnader blir synlige kostnader når vi får et bevisst forhold til det, poengterer han. I det kostnadene er synliggjort er det lett å gjøre noe med dem.
-Man kan gjøre mye selv, forteller han, og gir disse 5 rådene:
I en hektisk hverdag der oppgavene står i kø blir det ofte slik at kostnader knyttet til drift får lavere prioritet. Spesielt gjelder det kostnader som fordeles mellom leietakerne. Imidlertid erfarer Roger Edvardsen i Estate Management AS at det nå foregår en positiv holdningsendring.
-Vårt selskap består av medarbeidere med sterk og komplementær tverrfaglig kompetanse innen forvaltning, drift og vedlikehold. Vi spesialiserer oss på å lage lønnsomhetsanalyser og har gjort lønnsomhet og driftskostnader til en av våre «kjepphester», forteller han.
Han forklarer at det ligger store uforløste verdier i enkle tiltak som ofte kan gi store besparelser, og i siste rekke lavere felleskostnader til fordeling på et næringsbygg.
I Estate Management finner vi et sterkt engasjement knyttet til det store sparepotensialet som foreligger ved å være systematisk og tørre å utfordre den tradisjonelle måten å tenke på.
– Vi er først og fremst opptatt av å hjelpe våre kunder til å klare seg selv med de ressursene de allerede har, og med eksisterende ressurser skape bedre lønnsomhet i driften.
Han forklarer at løsningen som regel ikke er ett enkelt tiltak, men snarere summen av flere justeringer over tid, hvor mange av disse er kostnadsområder og ressursbruk man gjerne ikke har et bevisst forhold til i den daglige driften.
– Har du for eksempel noen gang turt å stille spørsmålet: “Må vaktmesteren gjøre oppgaver som renholderen fint kan klare?” Dette er et enkelt og realistisk eksempel på noe vi alltid ser på når vi utarbeider forslag basert på vår analyse. Eksemplet her betyr en kostnad for eier som fort utgjør 200kr fra eller til i timen. 3 timer dagen med 200kr i kostnadsreduksjon utgjør faktisk 150.000 i året, sier Edvardsen.
-Vi må tørre å tenke litt annerledes, og utfordre det tradisjonelle bildet av hvem som skal gjøre hva på et bygg.
-Mange av våre kunder blir faktisk svært overrasket over hvor rimelige våre tjenester er sett i forhold til de relativt store summene som kan spares, avslører Edvardsen. -Selv om vi hos flere av våre kunder står for all drift og forvaltning av ett eller flere bygg er det på ingen måte slik at det er et mål i seg selv for oss.
– Primært er vi en profesjonell rådgiver, i motsetning til hva mange tror. Her leverer vi en full gjennomgang av alle kostnader, og en plan som vil gjøre driften mer effektiv og lønnsom. En vesentlig del av et prosjekt er jo å gjennomføre tiltak som gir en målbar gevinst for eier, og det er nettopp det som gjør jobben vår så givende, medgir han.
– Nå observerer vi at profesjonelle eiere blir stadig mer opptatt av eiendommens driftskostnader, og leietakers felleskostnader. I et stadig tøffere og konkurransepreget leiemarked er det helt avgjørende å ha stålkontroll over hva de faktiske kostnadene er, fortsetter han.
-Vi har snakket med leietakere som er svært lite tilfreds for å betale for strømforbruket til et ventilasjonsanlegg som står på hele natten. Derfor brenner vi for å identifisere tiltak som kan spare eier for store utgifter i sum. Effekten kan bli reduserte felleskostnader og tilfredse og langsiktige leietakere.
Ifølge Edvardsen arbeider Estate Management etter en metodisk og nøyaktig tilnærming.
-Vi gjennomgår systematisk alt fra innkjøpsavtaler og serviceavtaler med tilhørende struktur og vurderer dagens drift opp mot offentlige tilsynskrav og riktig ressursbruk. Å analysere energibruken er en selvfølge, og her kan vi ofte realisere store besparelser, forklarer han engasjert.
-Vi får alle tall på bordet, får kontroll over hver minste detalj og utarbeider det vi kaller for en “SMART-plan” for realisering av kostnadskutt og dermed besparelser. Han utdyper: – SMART er en plan som er spesifikk, målrettet, akseptert av alle, realistisk og innenfor et definert tidsrom. Tiltakene og effekten av disse er svært målbare.
Et ferskt eksempel som illustrerer hvor lønnsomt et lite enkeltstående prosjekt kan være lærer vi om når vi snakker med byggdrifteren i et eiendomsselskap som Estate Management leverte et lite prosjekt til. Han er ansatt som driftsansvarlig i selskapet, og er utdannet elektriker.
-Bakgrunnen min er jo absolutt relevant i min jobb som driftsansvarlig for flere næringsbygg som spenner fra noen hundre til flere tusen kvadratmeter, forteller han. -Jeg var faktisk litt skeptisk når jeg hørte om Estate Management, og kunne ikke helt skjønne hva de kunne gjøre for oss. Skulle de liksom finne opp kruttet på nytt, sier han lattermildt.
Han hadde ikke forventet det som analysen til Estate Management viste: -De har spart oss for uhorvelig mye penger. Jeg ble faktisk overrasket over hvor store kostnader vi kunne spare, avslører han.
Han forteller at Estate Management fikk i oppdrag å gjennomgå alle serviceavtaler tilknyttet de aktuelle byggene som eiendomsselskapet eier og drifter. Ifølge byggdrifteren viste det seg at flere leverandører var involvert i mye av de samme oppgavene på de ulike byggene.
-Estate Management var veldig ryddige, og jobbet effektivt. Vi valgte ut noen av de eksisterende leverandørene på byggene våre som vi ønsket å ha med i en anbudsprosess. Dernest inviterte Estate Management den enkelte av leverandørene på befaring og gjennomgang av det enkelte bygg. De hadde selvsagt smittevern i fokus, så vi hadde flere runder med små grupper på 3-5 deltagere, tilføyer han.
Han forklarer videre at Estate Management håndterte alle prosesser med å utarbeide rammeavtaler og serviceavtaler. -De var veldig gode på dette, og vi har på serviceavtalene alene spart minst 300.000 pr år, sier han entusiastisk.
Estate Management opplyser at besparelsen for det aktuelle eiendomsselskapet utgjør minst kr. 400.000 per år medregnet materialkostnader.
-Det vi avdekket i dette tilfellet er et klassisk eksempel på hvordan gamle serviceavtaler gjerne følger med et bygg til ny eier, forklarer Edvardsen. Han sier at dette bare er ett av flere punkter som rutinemessig blir analysert i denne type rådgivningsoppdrag.
-Vi er selvsagt fornøyde med at vi i dette tilfellet kan vise til årlig besparelse på i overkant av kr. 400.000. Det vi imidlertid er mest tilfredse med er åpenbart avtalenes rammebetingelser og forutsigbarheten i disse.
Serviceavtaler handler ikke bare om heiser, ventilasjon og elektriske anlegg. Renovasjon og avfallshåndtering er en vesentlig kostnad i driften av et næringsbygg. Virksomheter plikter ikke å sortere sitt avfall, men må betale for usortert avfall. I tillegg til at det er en åpenbar miljøgevinst ved å sortere avfallet er det også slik at bedrifter får betalt for å levere ferdig sortert avfall, og således kan bidra positivt til miljøet og den stadig voksende sirkulærøkonomien.
-Estate Management hjalp oss med en helhetlig tilnærming til behandling av avfall og renovasjon, forteller daglig leder Ruben Østrem i Fjøsangerveien 28 Drift AS. Selskapet som ledes av Østrem står for all drift og vedlikehold av gamle Forum Kino i Bergen.
-Vi var faktisk i markedet, og jaktet en aktør som er fremoverlent, erfaren og jobber proaktivt. Selv er jeg økonom, og ønsket meg en rådgiver som kunne hjelpe meg med å finne nye områder med forbedringsmuligheter, opplyser Østrem. -De har jo en stor fordel ved at de kan sammenligne ulike aspekter ved vår drift med kanskje 15 andre bygg som de drifter, resonnerer han.
-En gjennomgang av vår avfallshåndtering har resultert i en ny restavfallskomprimator, færre containere og hentinger av avfall og plass til to nye parkeringsplasser utenfor bygget. I ren økonomisk gevinst sparer jeg 200.000 i løpet av komprimatorens levetid, sier Østrem tilfreds.
-Vi opplever å bli forstått som kunde, og får fortløpende råd på ulike områder av driften i et tempo som passer vår kapasitet.
-Noe som også er viktig å tenke på er hvorvidt servicenivået er tilpasset dagens situasjon og leietakere, påpeker Edvardsen. -I et større næringsbygg som vi nylig overtok driften av oppdaget vi at vaktholdet var basert på leietakers krav til høyt sikkerhetsnivå – i 2014.
Edvardsen viser til at denne leietakeren flyttet ut i 2018, uten at det i etterkant ble gjort justeringer på vaktholdet.
-Dette forsterkede vaktholdet utgjorde en betydelig del av leietakernes løpende felleskostnader, og viste seg å være helt unødvendig, påpeker han. -Du må være sikker på at du drifter i henhold til behovet i dag – ikke i går, sier han bestemt.
– Å kunne jobbe seg ned fra 280kr til 200kr i felleskostnad har en stor verdi. Når du skal leie ut eiendommen din så er det den totale prisen per kvadrat som er avgjørende for leietaker. Om du allerede har en konkurransedyktig pris på dine arealer så sier det seg selv at en reduksjon i fellesutgifter fra 280 til 200 er svært positivt. Da kan du heller øke leien med 80kr, og skape mer avkastning til eierne. Det skal være lønnsomt å ta en prat med oss, avslutter Edvardsen muntert.